|
FAKTOR-FAKTOR
KESUKSESAN IMPLEMENTASI ENTERPRISE RESOURCE
PLANNING (ERP)
Penelitian ini bertujuan untuk
membahas implementasi Enterprise Resource
Planning (ERP) dan menentukan faktor-faktor
kunci kesuksesan implementasi ERP Dari hasil
pembahasan diperoleh empat faktor kunci
kesuksesan implementasi ERP yaitu :
1.
bisnis proses yang matang,
2.
manajemen perubahan yang baik,
3.
komitmen manajemen mulai dari level
manajemen sampai user sistem
4.
perubahan budaya organisasi.
Kata Kunci
: Enterprise Resource
Planning, Manajemen perubahan, Bisnis proses
1.
PENDAHULUAN
Enterprise Resource Planning
(ERP) merupakan
sistem terintegrasi yang mendukung
aktivitas-aktivitas bisnis inti sebuah
organisasi yang meliputi manufakturing, logistik,
finansial, akutansi, penjualan, pemasaran, dan
sumber daya maanusia. Sebuah sistem ERP akan
membantu bagian-bagian dalam sebuah organisasi
untuk berbagi data dan informasi, pengurangan
biaya, dan perbaikan manajemen dari bisnis
proses. Dengan keuntungan-keuntungan yang
ditawarkan sistem tersebut, banyak perusahaan
yang tergiur untuk mengimplementasikan.
Stratman dalam Aladwani (2001)
menyatakan dibalik keuntungan-keuntungan
tersebut, banyak juga sistem ERP yang mengalami
kegagalan pada saat implementasi. Santoso (2003)
menyatakan bahwa rata-rata kegagalan
implementasi software ERP, SCM dan CRM
didunia berdasarkan hasil survey adalah 50%
sampai 70%. Dalam banyak tulisan, angka 70%
dapat dikatakan ”standar” kegagalan yang dapat
diterima bersama dalam proyek IT. Selanjutnya,
Standish Group menyatakan hanya 10% perusahaan
yang berhasil menerapkan ERP, 35% proyek
dibatalkan dan 55% mengalami keterlambatan.
Kondisi tersebut dialami juga oleh perusahaan di
Indonesia, banyak yang bernasib sama dengan
perusahaan di luar negeri yaitu mengalami
kegagalan implementasi ERP setelah berinvestasi
besar-besaran. Namun kegagalan tersebut jarang
terungkap karena rata-rata perusahaan malu
mengungkapkan detil kegagalan yang akan
menurunkan citra perusahaan dan mengecewakan
para konsumen dan shareholdersnya.
2.
REVIEW LITERATUR
Banyak perusahaan yang ingin
mengimplementasikan ERP hanya mendengar hal-hal
positif dari vendor, tetapi tidak
memahami kesulitan-kesulitan yang terjadi serta
biaya yang dibutuhkan untuk implementasi selain
biaya software sehingga sering
underestimated. Organisasi perlu mengetahui
perubahan-perubahan yang akan terjadi jika
implementasi ERP akan dilakukan, diantaranya :
1.
Banyak pekerjaan yang akan diotomasi
sesudah implementasi sehingga mengurangi
fleksibilitas dalam mengoperasikan sebuah bisnis.
2.
Kata ”Enterprise” dalam ERP
mengandung makna apa yang terjadi di satu area
akan memiliki efek beriak pada area lain.
3.
Sistem ERP cenderung menggantikan sistem
lama baik pada level taktis maupun manajemen.
Segala sesuatu harus dijalankan secara konsisten
yang berarti cara yang diterapkan dalam
menjalankan sesuatu harus sama untuk semua area.
Disamping itu perlakuan khusus yang akan
dilakukan pada satu area tidak akan terwujud
tanpa merubah konfigurasi sistem.
Hal-hal inilah yang sering tidak
dimengerti oleh sebuah perusahaan dan
selanjutnya terjebak pada saat
mengimplementasikan.
Beberapa penyebab kegagalan
implementasi ERP adalah :
1.
Manajemen
perubahan dan training.
Biasanya kesulitan terbesar
terletak pada perubahan praktek pekerjaan yang
harus dilakukan. Disamping itu training yang
melibatkan banyak modul seharusnya dilaksanakan
seawal mungkin.
2.
To BPR or not
to BPR.
Perusahaan harus memilih antara
merubah bisnis proses untuk menyesuaikan sistem
atau sebaliknya, dengan implikasi berupa biaya
dan waktu untuk merubah sistem.
3.
Perencanaan
yang buruk.
Perencanaan harus mencakup
beberapa area seperti hal-hal bisnis dan
ketersediaan user untuk membuat keputusan pada
konfigurasi sistem.
4.
Meremehkan
keahlian IT.
Implementasi ERP membutuhkan
keahlian staff ditingkatkan dengan baik.
5.
Manajemen
proyek yang buruk.
Hanya sedikit organisasi yang
mengimplementasi ERP tanpa melibatkan konsultan.
Namun sering kali konsultan melakukan perbuatan
yang merugikan kliennya dengan tidak membagi
tanggung jawab.
6.
Percobaan-percobaan teknologi.
Usaha-usaha untuk membangun
interface, merubah laporan-laporan, menyesuaikan
software dan merubah data biasanya diremehkan.
7.
Rendahnya
keterlibatan Eksekutif.
Implementasi membutuhkan
keterlibatan eksekutif senior untuk memastikan
adaya partisipasi yang terdiri dari bisnis dan
IT dan membantu penyelesaian konflik-konflik.
8.
Meremehkan
sumber daya.
Sebagian besar budget melebihi
target terutama untuk manajemen perubahan dan
training user, pengujian integrasi,
proses-proses pengerjaan ulang, kustomisasi
laporan dan biaya konsultan.
9.
Evaluasi
software yang tidak mencukupi.
Organisasi biasanya tidak cukup
memahami apa dan bagaimana software ERP bekerja
sampai mereka sepakat untuk membeli.
Untuk mengatasi tersebut ada dua
cara yang disarankan oleh Turbit (2005) yaitu
melakukan perubahan budaya dan manajemen
perubahan yang baik. Beberapa perubahan budaya
yang harus dilakukan organisasi diantaranya :
1.
Karyawan / user harus merubah fokus dari
pekerjaan milik saya menjadi pekerjaan
keseluruhan organisasi.
2.
Perubahan budaya biasanya memerlukan
waktu beberapa hari
3.
Perubahan dari sistem lama yang mempunyai
fleksibilitas tinggi (misal dalam pengambilan
keputusan) dan tidak menaruh perhatian pada
konsistensi menjadi sistem baru yang menaruh
perhatian pada konsistensi.
Sedangkan literatur-literatur
yang membahas mengenai manajemen perubahan dalam
implementasi ERP juga sudah cukup banyak
diantaranya Aladwani (2001). Aladwani (2001)
membuat sebuah kerangka konseptual dan model
untuk mengelola perubahan-perubahan dalam
implementasi ERP.
Parr and Shanks (2000)
mengatakan bahwa ada lima alasan mengapa
implementasi ERP gagal yaitu :
1.
Strategi operasi tidak mendorong
perencanaan dan pengembangan bisnis proses.
2.
Waktu implementasi lebih lama dari yang
diharapkan.
3.
Aktivitas persiapan pra-implementasi
tidak berjalan dengan baik.
4.
Orang tidak dipersiapkan dengan baik
untuk menerima dan mengoperasikan sistem baru.
5.
Biaya implementasi lebih besar daripada
yang diantisipasi.
1.
Komitmen manajemen
agar implementasi berhasil sehingga yang
dipertimbangkan tidak lagi apakah Software
tersebut yang ”The Best”.
2.
Proses mapping
dilakukan karena bisnis proses curent dan to
be. Tahap selanjutnya yang dilakukan adalah
mengkaji efek dalam jangka panjang dan pendek
terhadap pemilihan bisnis proses yang akan
dipakai.
3.
Perubahan bisnis
proses dan implementasi ERP menyebabkan
perubahan-perubahan dalam struktur organisasi
berupa bertambahnya job discription dan
unit-unit kerja baru yang berfungsi untuk
mendukung implementasi ERP.
4.
Aplikasi ”Change
Management” untuk mengelola
perubahan-perubahan yang terjadi dengan adanya
implementasi ERP.
3.3 Kendala-Kendala dalam
Implementasi ERP
Beberapa kendala yang dihadapi
dalam implementasi dikategorikan menjadi 3 aspek
:
1.
Teknis,
Diantaranya masalah bahasa dan
perubahan dari model hard copy menjadi
model display.
Ø
Penggunaan
Software ERP menuntut terminologi istilah yang
sama sehingga istilah-istilah dalam produksi,
penjualan, dll yang digunakan harus dirubah
sesuai istilah-istilah dalam ERP yang berbahasa
Inggris.
Ø
Pengambilan
keputusan yang dilakukan oleh pihak manajemen
secara tradisional dilakukan dengan menggunakan
model hard copy dimana Manajer
menandatangani tumpukan kertas yang dimejanya
dipaksa untuk membuka komputer karena proses
Approval dilakukan melalui media tersebut
(model display).
2.
Budaya,
Implementasi ERP yang berbasis
penggunaan teknologi menuntut
perubahan-perubahan yang harus dilakukan
karyawan diantaranya harus aware terhadap
penggunaan software tersebut (sebagai contoh
selalu update data).
3.
Politik,
Kendala yang menghambat
implementasi berasal dari dalam tubuh departemen
IT sendiri dan dari luar departemen.
Ø
Sebagian besar
karyawan IT merasa pekerjaannya akan hilang
karena digantikan oleh sistem tersebut. Hal ini
dikarenakan sebelum penerapan sistem ERP, bagian
IT inilah yang bertanggung jawab untuk membuat
aplikasi-aplikasi sesuai dengan kebutuhan
user disemua departemen. Beberapa karyawan
di luar departemen IT juga merasa terancam
dengan berkurangnya kekuasaan karena sebagian
pekerjaan akan dilakukan oleh software
ERP.
Ø
Dengan alasan
politis tertentu, beberapa unit kerja yang
sebenarnya bisa dihapus tidak dapat dilakukan.
Ø
Keengganan user
atau karyawan departemen lain pada saat
diimplementasikan software karena adanya
unsur ”ketidakpercayaan” terhadap departemen IT.
Ketidakpercayaan tersebut timbul karena
ketakutan bahwa data-data atau laporan-laporan
rahasia mereka akan diketahui oleh bagian IT
selaku administrator.
Usaha-Usaha Mengatasi Kendala
Implementasi
Untuk mengatasi kendala tersebut,
ada beberapa hal yang telah dilakukan
1.
Implementasi Change Acceleration
Project (CAP) untuk mengelola
perubahan-perubahan yang terjadi dalam
implementasi ERP.
2.
Pendekatan dengan user sebelum
penerapan sistem ERP melalui
presentasi-presentasi untuk menunjukkan
kelebihan-kelebihan implementasi sistem tersebut.
3.
Pengembangan Sistem Recovery dalam
Implementasi ERP.
Strategi-strategi yang dilakukan
untuk memastikan bahwa sistem ERP ini berjalan
dengan baik serta informasi yang diperoleh dapat
dimanfaatkan kapanpun, diantaranya :
Ø
Memiliki
network untuk PCP dengan banyak pilihan.
Ø
Memilih server
yang handal, MIC dan Hard disk bersifat
redundant sehingga kalau terjadi kegagalan
masih bisa berjalan.
Ø
Melakukan ”Risk
Assesment” dengan memetakan titik-titik yang
rawan jika terjadi disaster.
Ø
Melakukan
Backup data dari server dengan
menggunakan cold backup. Dengan cara ini
maka data dibackup setelah kurun waktu
tertentu, tidak secara real time. cold
backup dengan pertimbangan diantaranya biaya
implementasi dengan Hot backup sangat
mahal dan membutuhkan server yang lebih banyak (dua
buah server).
Ø
Meletakkan
Backup site di tempat yang cukup jauh dengan
letak server. Hal ini terutama untuk
menghindari kejadian-kejadian yang tidak dapat
diprediksikan seperti kebakaran, jika lokasi
backup dan server masih dekat maka tidak
akan ada gunanya proses backup
dilaksanakan..
Ø
Melakukan analisa
kelayakan untuk pembangunan Disaster Recovery
Center (DRC).
Ø
Memberikan alat
pengamanan di gedung, sebagai contoh dengan
menyediakan alat pemadam kebakaran disekitar
ruang server.
3.5 Hasil-Hasil Setelah
Implementasi ERP
Dengan implementasi yang telah
dilaksanakan ada beberapa perbaikan yang
diperoleh diantaranya :
Ø
Mempercepat proses
order dari distributor sehingga membantu
meningkatkan penjualan
Ø
Mempercepat waktu
pembuatan laporan keuangan, dari sebelumnya per
tanggal lima belas menjadi tanggal lima sudah
tercetak semua laporan.
Ø
Meningkatkan
keakuratan informasi.
4.
Pembahasan
Menurut Turbit (2005), salah
satu penyebab kegagalan implementasi ERP adalah
:
1.
Bisnis Proses.
Dengan menerapkan ERP, maka
perusahaan harus memilih antara merubah bisnis
proses yang dimilikinya untuk menyesuaikan
dengan sistem ERP atau sebaliknya. Agar dapat
memilih, perusahaan yang akan
mengimplementasikan ERP tentunya harus sudah
mempunyai bisnis proses sehingga dapat
membandingkan dengan bisnis proses dari sistem
ERP. Dari perbandingan tersebut, jika bisnis
proses yang dimiliki perusahaan sudah matang
maka tidak banyak perubahan yang dilakukan.
2.
Dengan implementasi ERP maka diperlukan
perubahan-perubahan budaya organisasi terutama
dikaitkan dengan cara bekerja.
Beberapa contoh perubahan yang
ada diantaranya adalah proses approval
dari model hardcopy menjadi model
display sehingga menuntut manajer tidak
gaptek dengan teknologi. Perubahan yang lain
misalnya karyawan dituntut terus menerus untuk
mengupdate data karena informasinya
diberikan oleh sistem ini harus bersifat real
time. Dengan berjalannya waktu ternyata
semua pihak dapat melakukan perubahan budaya
organisasi sehingga user lebih siap dalam
mengoperasikan sistem yang baru.
Turbit (2005) menyatakan bahwa
kunci kesuksesan dalam implementasi ERP adalah :
1.
Manajemen perubahan yang baik. Manajemen
perubahan sangat diperlukan untuk memberikan
pendidikan kepada user yang akan
bersentuhan langsung dengan sistem yang baru.
Secara praktek, untuk mengelola
perubahan-perubahan tersebut perusahaan dapat
mengadopsi beberapa metode yang ada diantaranya
Change Acceleration Project (CAP) atau
model yang diusulkan oleh Aladwani (2001). Dari
penjelasan pada sub bab implementasi ERP dapat
dilihat bahwa perusahaan tersebut telah
mengelola perubahan-perubahan dengan cukup baik,
terbukti dengan dilakukannya aktivitas berikut :
Ø
Mengelola
perubahan-perubahan yang terjadi sebagai akibat
implementasi dengan mengadopsi CAP.
Ø
Melakukan
pendekatan-pendekatan kepada departemen yang
akan diimplementasi untuk mendapatkan komitmen.
Komitmen ini sangat penting untuk meyakinkan
bahwa mereka akan menggunakan dan mendukung
sistem ERP. Disamping itu pendekatan kepada
departemen dilakukan untuk mengatasi kendala
politis yang diakibatkan ketakutan akan
kehilangan pekerjaan, keraguan akan manfaat dari
implementasi sistem tersebut dan sebagainya.
2.
KESIMPULAN
Dari pembahasan yang telah
dilakukan, dapat disimpulkan beberapa faktor
kunci kesuksesan implementasi ERP yaitu :
1. Bisnis Proses yang matang.
Syarat mutlak bagi sebuah
perusahaan yang akan mengimplementasikan ERP.
ERP tidak akan dapat diimplementasikan di sebuah
perusahaan yang tidak memiliki bisnis proses
yang jelas.
2. Manajemen Perubahan yang
baik.
Implementasi sistem ERP akan
selalu diikuti dengan perubahan dalam perusahaan
tersebut. Manajemen perubahan sangat diperlukan
untuk memberikan pendidikan kepada user
yang akan bersentuhan langsung dengan sistem
yang baru. Pendidikan dan penjelasan yang perlu
diberikan diantaranya mengenai alasan perusahaan
tersebut perlu mengganti sistem, seberapa
efektif sistem baru ini jika diimplementasikan
dan masalah-masalah apa di sistem lama yang akan
bisa diselesaikan dengan sistem baru tersebut.
3. Komitmen mulai dari level
manajemen sampai ke user.
Implementasi ERP dalam sebuah
perusahaan akan membutuhkan waktu, tenaga dan
pikiran yang banyak sehingga komitmen dari
manajemen puncak sampai user yang akan
bersentuhan langsung dengan sistem menjadi
mutlak diperlukan.
4. Perubahan budaya
organisasi. |
