Enterprise Resource Planning / ( ERP )

Accounting Software

Smart Accounting Software

Tax and Accounting Services

ERP Bukanlah Suatu Software 

1.    Pendahuluan

Dalam dunia bisnis sekarang ini yang lagi mengalami penurunan ekonomi menghadapi krisis global, kita perlu mengembangkan sebuah system informasi yang terpadu sehingga dengan kondisi ekonomi yang semakin susah kita bisa tetap berdiri tegak. Untuk menghadapi krisis global ini marilah kita berfikir untuk bagaimana mengembangkan sebuah system informasi Enterprise Resources Planning (ERP) yang lebih flexibel dengan biaya implementasi dapat terjangkau.

Kenapa tulisan ini mengambil judul ERP bukanlah software, ada beberapa alasan yang mendasari judul artikel ini yaitu :

1. Kalau kita berbicara ERP pikiran kita pertama kali pasti akan melayang jauh ke luar negeri.

2. Kalau kita mau jujur pada diri kita sendiri sebenarnya perusahaan mana yang sudah mampu menerapkan system informasi dengan menggunakan vendor ERP luar negeri yang sudah terintegrasi secara penuh mencakup fungsi bisnis seluruh perusahaan?

3. Konsep ERP adalah integrasi seluruh fungsi yang ada di perusahaan, kalau kita hanya mengimplementasikan satu modul apakah sudah bisa di sebut menggunakan software ERP?

4. Dalam perkembangan System informasi ERP kita mengenal beberapa istilaha sebagai berikut :

a.    Setan Aja Pusing (SAP)

b.    System Asal Pencet (SAP)

c.    System Amat Pelan (SAP)

d.    Selalu Ada Permasalahan (SAP)

e.    Pingin Rapi Malah Susah (PRMS)

f.     Ora Kelar-Kelar (Oracle)

g.    Dllll........

2.    Apakah yang dimaksud dengan ERP

Enterprise Resoursces Planning merupakan sebuah elemen kata yang mengandung arti yang sangat dalam bagi dunia bisnis. Secara harfiah dapat diartikan sebagai berikut : Enterprise adalah suatu perusahaan / organisasi, Resources adalah sumber daya, Planning adalah Perencanaan.

Secara bebas kita dapat mengartikan Enterprise Resources Planning (ERP) adalah  Perencanaan menyeluruh semua fungsi yang ada dalam suatu  perusahaan / organisasi untuk mengelola sumber daya secara secara effisien dengan cara mengintergrasikan semua lini yang ada dengan di dukung oleh seperangkat aplikasi dan infrastruktur komputer baik software dan hardware. 

3.    System Informasi

Sistem informasi adalah sekumpulan komponen pembentuk sistem yang mempunyai keterkaitan antara satu komponen dengan komponen lainnya yang bertujuan menghasilkan suatu informasi dalam suatu bidang tertentu. Dalam sistem informasi diperlukannya klasifikasi alur informasi, hal ini disebabkan keanekaragaman kebutuhan akan suatu informasi oleh pengguna informasi. Kriteria dari sistem informasi antara lain, fleksibel, efektif dan efisien.  

4.    ERP Sebagai Solusi 

4.1.       Kenapa ERP

4.1.1.   Data online / real time  untuk seluruh fungsi dalam perusahaan.

4.1.2.   Standarisasi dan akurasi data.

4.1.3.   Mempermudah tugas-tugas manajemen sehari-hari dalam pengambilan keputusan dan melakukan fungsi manajemen yang meliputi diantaranya perencanaan, pengorganisasian, pengawasan  dan pengendalian.

4.1.4.   Meningkatkan efisiensi dan efektivitas organisasi melalui alokasi sumberdaya perusahan secara optimal.

4.1.5.   Menghasilkan analisa dan laporan untuk perencanaan jangka panjang. 

4.2.       Keuntungan Implementasi ERP

Dengan menggunakan ERP akan dapat diperoleh manfaat sebagai berikut :

4.2.1.   Dengan sistem terintegrasi sehingga pengambilan keputusan dapat dilakukan  lebih efektif dan effisien.

4.2.2.   Meningkatkan etos kerja karyawan karena proses kerja tersusun sesuai dengan standard operasi perusahaan yang sudah dibakukan.

4.2.3.   Penghematan biaya operasional perusahaan, hal ini karena system sudah didesain sedemikian rupa sehingga mengurangi bahkan menghilangkan usaha percuma dan  duplikasi data.

4.2.4.   Meningkatkan jumlah penjualan, hal ini dikarenakan dengan ERP akan membantu arus barang dan jasa lebih cepat.

4.2.5.   Menambah daya saing perusahaan karena informasi akan cepat sampai sehingga keputusan strategis akan dapat cepat diambil oleh manajemen.

4.2.6.   Meningkatkan produktifitas perusahaan.

4.2.7.   Mengurangi kecurangan (fraud)

4.2.8.   Mengurangi biaya dengan menghapuskan aktivitas yang tidak memiliki nilai tambah. 

4.3. ERP System Component

4.3.1.  Planning

Sistem ERP menghasilkan informasi dari data masukan yang relevan untuk membuat perencanaan aktivitas antar departemen agar sumber daya dikelola dan dialokasikan secara efisien dan efektif misalnya perencanaan pembelian barang, perencanaan produksi dan perencanaan cash flow, perencanaan penjualan dan perencanaan biaya. 

4.3.2.  Organizing

Sistem ERP menciptakan struktur organisasi yang ramping dan pembagian kerja yang tepat dengan menggunakan sistem yang terintegrasi untuk seluruh fungsi baik fungsi penjualan, pembelian, produksi dan keuangan sehingga dapat menghilangkan pekerjaan-pekerjaan rangkap dan menggunakan standarisasi data untuk seluruh departemen. 

4.3.3.  Actuating

Sistem ERP menjamin seluruh aktivitas dilakukan sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan misalnya fungsi pembelian harus melalui perhitungan perencanaan kebutuhan barang / Material Requirement Planning (MRP) setelah itu order pembelian kemudian penerimaan barang selanjutnya pengakuan hutang. Dengan demikian seluruh aktivitas dapat berjalan effisien dan efektif. 

4.3.4.  Controlling

Sistem ERP mengendalikan seluruh proses bisnis dengan menggabungkan seluruh aktivitas  masing-masing departemen dalam satu sistem yang terintegrasi. Dengan system yang terintegrasi dapat dihindari kebocoran, pemborosan, penyalahgunaan sumber daya perusahaan dan alokasi sumber daya yang tidak tepat. 

4.3.5.  Dessicion Maker Support

Sistem ERP membantu manajemen dalam pengambilan keputusan bagi kamajuan perusahaan. Dengan data yang real time semua keputusan diharapkan dapat segara diambil secara cepat dan tepat sesuai dengan kebutuhan.

5.    Pendekatan Imlementasi ERP

5.1. Product Approach

5.1.1.   Software Selection

5.1.2.   Best Practice

5.1.3.   System Setup With Minus Adjusment

5.1.4.   Implementation

5.1.5.   Upgrade and Reimplementation

5.2. Solution Approach

5.2.1.   Vendor Selection

5.2.2.   Develop Bussines Process

5.2.3.   Develop System

5.2.4.   Implementation

5.2.5.   Constinues Improvment

6.    Why Solution Approach

6.1.        Each organization has a unique  business environment

6.2.        Organization has to adaptive for change of business environment

6.3.        Local developer have very good experience on local business environment.

6.4.        Rapid Development Tools are available

6.5. Professional Consultant and system development are available.

7.    Filosofi Bisnis yang unik

Bahwa setiap perusahaan memiliki keunikan tersendiri dalam bisnis, ini yang yang selalu harus diperhatikan, sehingga dalam mendevelop system informasi harus system ERP yang harus mengikuti keunikan tersebut, bukan perusahaan yang mengikuti system informasi ERP yang sudah ada.